¿Por qué no se elabora un Plan Estratégico en T.I.?

Es posible que muchos de los lectores que alguna vez hayan conversado con personas del área de sistemas de distintas empresas, hayan notado que en varias de dichas empresas no se realizada planeamiento estratégico en T.I. Esta situación, es justamente la que nos lleva a la búsqueda del por qué, pues si bien es cierto, se trata de un proceso de suma importancia para la empresa, nos debe llamar la atención el saber que en muy pocas empresas se realiza, y más aún, cuando los gerentes de mencionadas empresas, incluyendo algunos gerentes de sistemas, mencionan frases como “El plan estratégico es un sueño plasmado en un papel”, “Eso solo funciona en empresas grandes” o “Implementar un plan es gastar una suma alta de dinero y no contamos con ella”. Si analizamos dichas frases, podemos identificar que la idea detrás de estas, es el pensar que el plan estratégico es irrealizable, innecesario, e inviable. Son precisamente estas falsas opiniones, las que trataremos de rebatir en el presente artículo.

En primer lugar, la opinión de que el plan estratégico muchas veces es un documento irrealizable, no hace más que reafirmar que, varias organizaciones no realizan correctamente un proceso de planeamiento estratégico. Esta posición se refuerza si tomamos en cuenta que, si se realizara a cabalidad dicho proceso, sería imposible que se llegara a un documento imposible de implementarse en la empresa, pues justamente una de las características del plan es que debe considerar la realidad de la empresa, sus recursos y sus limitaciones. Asimismo, parte de los componentes de dicho plan deben ser las directrices para su ejecución, las cuales deben estar debidamente analizadas antes de asegurar que realmente favorecerán la ejecución del mismo. Entonces, si una empresa sostiene que su plan estratégico es irrealizable, lo que debería hacer es revisar la forma en la que fue elaborado el mismo y tomar las acciones correctivas pertinentes, para que en el próximo proceso que realice no vuelva a encontrarse en la misma situación.

Por otro lado, el pensar que el plan estratégico es irrealizable en pequeñas o medianas empresa, refuerza la sensación de que aún hay una cantidad considerable de personas que no toma conciencia de la verdadera importancia del mismo. En artículos previos, sosteníamos que el plan estratégico brinda a la organización la dirección que ésta debe seguir y la forma en la cual los sistemas y tecnologías de la información permitirán cumplir con los objetivos de la misma. Dado que toda organización debe establecer sus lineamientos y objetivos, no es correcto pensar que sólo grandes empresa deberían planear, pues en un mercado cada vez más competitivo como el que nos encontramos, y formado en gran parte por pequeñas y medianas empresas, es sumamente necesario que la tecnología tome un  rol estratégico en las organizaciones. Toda empresa tiene objetivos, y en cada uno de esos objetivos existirá tecnología involucrada que debe ser un factor clave para el logro de los mismos. No sólo las grandes empresas tienen objetivos.

Finalmente, la idea de que la implementación del plan estratégico es inviable, generalmente está fundamentada en la cualidad de irrealizable que ciertas personas atribuyen a dicho documento, la cual ha sido previamente analizada. Debemos añadir que, un plan inviable según la realidad de la organización para la cual fue elaborado, haría presumir que el proceso de planeamiento estuvo orientado a definir la situación futura deseada, y nunca analizó la brecha entre la situación actual y dicho estado. Pues, de haberse realizado correctamente, hubiera definido una hoja de ruta acorde a la capacidad de ejecución de la organización y con proyectos que poco a poco acerquen a la empresa al estado deseado. Esto último constituye el verdadero significado de un plan estratégico, pues no se trata de un conjunto de proyectos que en el corto plazo harán que la empresa cumpla con sus objetivos, sino más bien de pequeños pasos que poco a poco favorecerán llegar a mencionado estado.

En conclusión, podemos señalar que las principales razones por las cuales las empresas no elaboran un plan estratégico en tecnología de la información se resumen en no saber qué es ni cómo hacerlo. Por ello, es necesario que quienes si hayamos tomado conciencia de la importancia de dicho proceso o sepamos cuáles son las mejores prácticas para seguir el mismo y elaborar un plan estratégico correctamente, trabajemos para erradicar estas falsas ideas analizadas en el presente artículo, demostrando que el planeamiento estratégico sí funciona y garantiza que una organización logre sus objetivos de la mejor manera si es que se ha realizado de una manera ordenada y realista.

¿Por qué realizar Planeamiento Estratégico en Tecnología de la Información?

Antes de profundizar en el proceso de planeamiento estratégico de T.I., creo que es necesario tomar conciencia de la importancia del mismo, y de aquello a lo que eventualmente estaría expuesta una organización si no realia dicho proceso. Es a partir de la comprensión de la trascendencia de este proceso que será posible entender a detalle en qué consiste cada una de las fases del proceso. Para tomar conciencia de dicha importancia, bastaría con responder la pregunta expresada en el título, y se resume en un sencillo por qué. La respuesta a la misma será divida en dos secciones para efectos del presente artículo. En una primera etapa responderé a la pregunta por qué realizar Planeamiento Estratégico, desde una visión organizacional, y posteriormente daré respuesta a dicha pregunta en relación a T.I.

Con la finalidad de aclarar la importancia de realizar planeamiento estratégico desde una perspectiva de alto nivel en una organización y rompiendo un poco la tradición en la forma a través de la cual se le ha dado respuesta a dicha pregunta, procederé a citar un fragmento que, lejos de ser parte de un documento académico relacionado a los negocios, forma parte de un cuento infantil escrito por Lewis Carroll y que probablemente muchos hemos leído, dicho cuento se titula "A través del Espejo" y data alrededor del año 1871. Dicho fragmento es una conversación entre Alicia y el Gato:

Alicia: ¿Qué camino debo tomar?

Gato: Eso depende del lugar hacia donde vayas.

Alicia: No sé para dónde voy!

Gato: Entonces, no importa cuál camino debas tomar!

De este breve diálogo podemos descubrir, de primera mano, la importancia de saber hacia dónde se quiere llegar, lo cual denominamos objetivo, y en base a ello poder seguir el camino que nos llevará al mismo. Sin embargo, haciendo una lectura más cuidadosa podemos evidenciar también el problema de no tener claro el objetivo, lo cual se resume en qué se puede llegar a una situación jamás deseada, altamente problemática y de la cual probablemente se demande esfuerzos adicionales para solucionar, que consumiría tiempo y recursos.

Es esa incertidumbre la que se evita elaborando el plan estratégico organizacional (o de negocio), el cual se obtiene como resultado del proceso de planeamiento estratégico, pues en él la organización definirá aquella situación a la que desea llegar, la expresará en objetivos, y finalmente definirá la ruta para alcanzar esos objetivos. Dicha ruta es lo que denominamos portafolio de proyectos. El perjuicio de no realizar un plan estratégico organizacional no se reflejará únicamente en el hecho de llegar a una situación jamás deseada, sino también en el crecimiento de las empresas competidoras y sustitutas a la nuestra, lo cual requerirá de mucho más que tiempo y recursos para dar solución, y aun así es probable que dicha solución no se alcance.

Ahora, habiendo resaltado la importancia de un plan estratégico organizacional, debemos dar respuesta a la segunda parte de la pregunta formulada inicialmente, la cual consiste en contextualizar la importancia del planeamiento estratégico relacionado a Tecnología de la Información, incluyendo en dicho término a todos los componentes tecnológicos, aplicaciones y procesos que conforman el contexto informático de una organización.

No es secreto que las organizaciones en la actualidad se encuentran en un contexto altamente competitivo, con una gran cantidad de exigencias de los clientes y con una continua amenaza de que una mala decisión podría desencadenar en su desaparición del mercado. Es en este contexto en el que, autores como Daniel Cohen reconocen la importancia de la información para la toma de decisiones, poniendo énfasis en los sistemas de información y todos los componentes tecnológicos del mismo, pues señala que se constituyen como una herramienta para mejorar la estructura competitiva del negocio. Para comprender esta afirmación basta con pensar en los beneficios que obtiene una organización al contar con información actualizada, correcta y relevante en el momento preciso, así como en la importancia de las decisiones tomadas a partir de la misma, en especial aquellas relacionadas a los procesos más importantes del negocio.

A partir de la relevancia de la tecnología de la información, previamente mencionada, podemos afirmar que dicho proceso en cual se define el estado al que se desea llegar y se traza la ruta que nos conducirá al mismo debe de realizarse también en dicho rubro, pues de esa manera se asegurará que la tecnología sea aquello que permita a la empresa alcanzar con sus objetivos organizacionales, de lo contrario aun cuando se haya realizado un plan estratégico de negocio, será altamente probable que no se logre cumplirlo sin ese elemento que ha adquirido el rango de estratégico en el contexto de mercado actual. Es precisamente esta razón la que nos lleva a afirmar que realizar el Plan Estratégico en Tecnología de la Información es un proceso que permitirá a la empresa cumplir con sus objetivos, logrando ventaja competitiva y cumpliendo con las exigencias de los interesados que conforman su entorno.

Sintetizando ambas partes de respuesta a la pregunta, podemos señalar que realizar un Planeamiento Estratégico en Tecnología de Información asegura que la empresa tenga claridad del estado hacia el cuál desea llegar, así como del camino que la conducirá al mismo y de los medios que se lo permitirán.

Presentación del Blog por el autor

Planificación Estratégica y Tecnología nace como un espacio para intercambiar opiniones y experiencias relacionadas al proceso de Planeamiento Estratégico de Tecnología de Información, un ambiente virtual en el cual las publicaciones, más allá de ser síntesis de literatura relacionada al tema, sean un punto de partida para la discusión, y de esa manera se enriquezca en conocimiento en dicho rubro. No pretende ser una fuente de trasmisión unidireccional de conocimiento, pues creo que es necesario en esta etapa en la que me encuentro ir creciendo a base de experiencias y conocimiento de personas que en algún momento hayan atravesado por procesos de planeamiento, o que presenten interés en el tema. Sin embargo, es mi compromiso compartir todas las experiencias, ideas y conocimiento que he adquirido en este tiempo en el que me encuentro sumergido en el tema.

El orden de la temática a abordar estará en función a las etapas críticas y decisiones relevantes que se deben tomar durante mencionado proceso, abarcando todas las consideraciones necesarias desde el momento en el que se decide elaborar un plan, hasta que se dispone de todo lo necesario para proceder a implementarlo. Sin embargo, dado que la finalidad es generar espacios de intercambio de ideas, nos detendremos a analizar aquellas etapas que tienen un mayor nivel de criticidad y complejidad durante dicho proceso, quedando abierta la posibilidad a que los lectores manifiesten su apreciación o sugerencias para el mismo. No pretendo seguir una temática definida al 100% con anticipación, sino más bien tratar de satisfacer las exigencias de los lectores en la medida que sea posible, sin descuidar los temas de actualidad que de alguna manera impactan en la planificación estratégica, buscando entregarles un contenido completo y actualizado sobre dicho proceso.

Habiendo mencionado hasta este punto aspectos relevantes sobre la temática a abordar, me imagino que alguno de ustedes pudiera estar preguntándose lo que me ha motivado como autor a crear el presente blog, lo cual me gustaría comentar. En realidad, no tengo único motivo, las razones son diversas y abarcan desde mi convicción de que trasmitir conocimiento es la única manera de que éste evolucione y genere mayor beneficio, así como mi interés de difundir una cultura de planeamiento relacionada a tecnología de información, pues si bien es cierto algunas personas consideran importante dicho proceso, otras probablemente no hayan siquiera analizado la posibilidad de realizarlo en algún momento, lo cual generalmente se debe a que no han encontrado beneficio al mismo.

Queda abierta la invitación a participar activamente en este blog, para quiénes les interesa profundizar en el tema recomiendo analizar literatura especializada en el mismo y compartir sus opiniones. Aquellos lectores que lo que buscan es conocer sobre un enfoque distinto relacionado a la gestión de T.I. sugeriría publicar todas las dudas que pudieran tener al respecto y las responderé tan pronto sea posible. Finalmente, para todos los lectores en general invito a comentar sus opiniones, sugerencias y críticas y de esa manera enriquecer el conocimiento, y que el blog sea un medio que crezca también junto con todos nosotros. Asimismo, agradecería enormemente a quiénes difunda este blo entre sus contactos, pues si logramos que hayan mayor cantidad de lectores, habrá mayor cantidad de opiniones y con ello el conocimiento generado tendrá un mayor nivel de madurés.

Sean Bienvenidos!

Carlos Sáenz

Conociendo al autor

Como primer artículo de este blog, que a su vez es el primer blog que creo, procederé a presentarme, contándoles un poco sobre mi experiencia profesional y personal, así como de las razones que me han conducido a crear este blog. Mi nombre es Carlos Sáenz, Ingeniero Informático de la Pontifica Universidad Católica del Perú, graduado a fines del año pasado con mención sobresaliente en la presentación de mi tesis, la cual precisamente abarcaba el tema de Planeamiento Estratégico de T.I. Debo anticipar que por encima de resaltar las empresas en las que he trabajado, certificaciones y reconocimientos académicos, el contenido de este artículo resalta la forma por la cual nació mi interés en el tema de planeamiento estratégico, desde ya me gustaría notar sus primeras apreciaciones luego de terminar de leerlo.

Las razones que me llevaron a sumergirme en el mundo de la planificación estratégica han sido diversas. Al igual que la mayoría de Ingenieros Informáticos y carreras afines, me inicié en el análisis, diseño e implementación de sistemas de información, teniendo como primer reto elaborar un sistema destinado a gestionar información obtenida en campañas médicas, para su posterior procesamiento con fines de investigación y servicio. Fue durante el desarrollo de dicho proyecto que empecé a darme cuenta que habían aspectos más allá de lo técnico que eran los que me atraían, los mismos que posteriormente fui profundizando. En aquel momento, dichos aspectos fueron: pensar primero en el objetivo del proyecto, así como también el considerar las limitaciones existentes al momento de plantear la solución. Temas que han sido ampliamente analizados en el entorno académico y reconocidos por las buenas prácticas de sistemas de información, pero que tienen una trascendencia de suma importancia para la planificación estratégica.

Posteriormente, transcurrido aproximadamente un año de finalizado el proyecto anteriormente mencionado, tuve la oportunidad de ingresar a una empresa del sector financiero. Contra todas mis expectativas, no ingresé al área de sistemas de dicha empresa como muchos la hubieran imaginado, sino al área de inteligencia comercial. Lejos de dedicarme a aspectos meramente técnicos en dicha área, mi labor estaba bastante centrada en aspectos funcionales propios del negocio, en los cuales la tecnología era vista como un medio de soporte para cumplir con los objetivos trazados. Es en ese momento en el que noté que aquellos aspectos que me atraían y que identifiqué en el proyecto previo, tenían una mayor trascendencia de la que yo hasta ese entonces pensaba, pues ya no eran aspectos relevantes de un proyecto, sino que se constituían como el fundamento para la gestión tecnológica de al menos ciertas áreas de la empresa en la que me encontraba. Es en esa etapa en la que identifico un aspecto más que era relevante al pensar en soluciones de tecnología: soporte a procesos de negocio.

Cuando ya estaba algo más maduro en mi labor dentro del área de inteligencia comercial, tuve la oportunidad de ingresar a otra empresa, esta vez del rubro de alta tecnología, pero de manera similar, lejos de ver temas de implementación de tecnología, se me planteaba algo distinto y desconocido hasta ese entonces para mí: la venta consultiva. Apoyándome en lo que hasta ese momento había despertado mi interés: objetivos de negocio, limitantes, soporte a procesos de negocio, sumado al conocimiento técnico de tecnología de dicha empresa que pude adquirir, me inicié en esa nueva labor en la que me terminé de convencer que aquello que me motivaba, y que englobaba todos los aspectos que me habían cautivado hasta ese momento, era lo que denominamos Planeamiento Estratégico de T.I, pues ese proceso inicial es el que precisamente brinda la dirección para que las diversas herramientas y procesos relacionados a la gestión tecnológica permitan a la empresa cumplir sus objetivos institucionales. Es así como nace mi interés en dicho tema y que posteriormente me motivó a profundizar profesionalmente en el tema, razón por la cual he decidido crear este blog, como un espacio de reflexión y de intercambio de opiniones y experiencias, por lo cual los invito a seguirlo, y a expresar sus opiniones ante los diversos artículos que se publiquen. Todas las experiencias que puedan compartir serán bienvenidas.